Coordonnateur/trice de bureau (Bilingue) – Temps Partiel

À propos de Futurpreneur Canada

Futurpreneur Canada alimente les passions entrepreneuriales des jeunes Canadiennes et Canadiens depuis 1996. Il est le seul organisme national sans but lucratif à fournir du financement, du mentorat et des ressources aux jeunes de 18 à 39 ans qui aspirent à devenir entrepreneur-e-s. Dans toutes les provinces et tous les territoires, plus de 13 000 jeunes entrepreneur-e-s ont réussi à lancer leur entreprise avec l’aide de Futurpreneur Canada. Leurs petites entreprises contribuent à la prospérité économique inclusive de toutes les collectivités canadiennes, d’un océan à l’autre du pays.

Futurpreneur est membre fondateur de l’Alliance des jeunes entrepreneurs du G20 (G20 YEA), représentant canadien au réseau Youth Business International et hôte officiel du volet canadien de la Semaine mondiale de l’entrepreneuriat.

Notre objectif(ce pour quoi nous existons) : favoriser la prospérité canadienne inclusive, en contribuant au succès des jeunes entreprises.

Notre mission(ce que nous faisons chaque jour pour atteindre notre objectif) : fournir des fonds de démarrage, du mentorat et d’autres ressources afin d’aider les aspirants entrepreneurs âgés de 18 à 39 ans à créer des entreprises prospères qui contribuent au développement économique durable de leurs communautés et pour le Canada.

Nos valeurs(comment nous travaillons ; nos principes et engagements fondamentaux) : nous sommes axés sur la mission, collégiaux & collaboratifs, responsables et transparents et nous honorons la diversité et l’inclusion.

L’opportunité :
En tant que coordonnateur(trice) de bureau bilingue, Québec, Colombie-Britannique et provinces de l’Atlantique, vous serez responsable d’une grande variété de tâches administratives pour le bureau de Futurpreneur Canada au Québec. Cela comprend l’accueil de tous les visiteurs du bureau, la réponse et l’orientation des appels téléphoniques entrants et l’entretien général du bureau. Ce rôle est également responsable de l’administration d’une variété de tâches d’assistance aux opérations régionales et au marketing.

Il s’agit d’un poste à temps partiel, idéalement 5 jours par semaine, à raison de 4,5 heures par jour. Le titulaire travaillera à distance (en raison du COVID) dans un premier temps et sera ensuite basé à notre bureau régional de Montréal, au Québec.

Ce que vous ferez :
Assistance aux opérations régionales

• Point de contact principal pour les entrepreneurs, les mentors et les partenaires potentiels ;
• Informer nos clients sur nos programmes, l’étendue de l’admissibilité et les diriger vers les ressources internes ou externes appropriées, en conséquence.
• Diriger les demandes de renseignements vers les départements/contacts appropriés, selon les besoins ;
• Fournir une assistance en ce qui a trait au dépannage avec nos différents systèmes et orienter les clients en conséquence ;
• Saisir et tenir à jour les informations relatives au profil des partenaires communautaires dans notre système de gestion des relations avec les clients ;
• Organiser et faciliter des webinaires, pour soutenir les équipes de développement des communautés entrepreneuriales;
• Préparer la correspondance destinée aux entrepreneurs, aux mentors et aux partenaires, à la demande de la vice-présidente, Québec, Colombie-Britannique et provinces de l’Atlantique.
• Aider les chefs d’équipe régionaux à compiler les rapports de notre système de gestion des relations avec la clientèle ;
• Fournir un soutien logistique aux événements, tant internes qu’externes au bureau ;

Assistance administrative et gestion des bureaux

• Premier point de contact pour tous les visiteurs du bureau ; accueillir les visiteurs de manière accueillante et personnalisée ;
• Gérer les fournitures de bureau. Passer les commandes de fournitures nécessaires à toutes les équipes du bureau ;
• Gérer les demandes de renseignements et les problèmes liés à l’immeuble au fur et à mesure qu’ils se présentent. Transmettre les problèmes à la direction du bâtiment, le cas échéant ;
• Remplir les rapports de dépenses pour l’équipe et autres tâches liées aux finances, selon les besoins ;
• Gérer quotidiennement le courrier entrant et sortant, y compris la coordination des courriers de bureau pour toutes les équipes ;
• Coordonner les événements du bureau (anniversaires, départs, arrivées) ;
• Coordonner les sessions d’apprentissage et de développement internes, selon les besoins.
• Coordonner tous les horaires des équipes (retour au bureau, stationnement…) selon les besoins.

Assistance marketing

• Coordonner et assurer le suivi du matériel de marketing régional pour le Québec, la Colombie-Britannique et les provinces de l’Atlantique ;
• Gérer le système d’administration régional (documents papiers principalement) du marketing et des communications ;
• Assurer la liaison et soutenir le coordonnateur de l’engagement communautaire, au besoin ;

Votre Profil

• Votre expérience peut inclure un diplôme en Administration/Finance ou des expériences équivalentes en lien avec la description de poste;
• Expérience minimale d’un (1) an de préférence dans un rôle de service à la clientèle, d’administration de bureau d’entrée, de gestion de bureau ;
• Bilinguisme en français et en anglais (parlé et écrit) ;
• Excellentes compétences en matière de service à la clientèle ;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et attitude positive ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités pour respecter les délais ;
• Capacité démontrée à travailler de façon indépendante avec des priorités changeantes ;
• Avoir l’esprit d’équipe et une attitude positive, capable de retrousser ses manches ;
• Un intérêt et une passion pour l’entrepreneuriat des jeunes ;
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ;
• Compétences professionnelles en matière d’étiquette au téléphone et par courriel ;
• Connaissance approfondie de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) ;
• Aptitude à exercer un jugement sûr pour résoudre les problèmes ;
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en constante évolution ;
• S’aligner avec les valeurs de Futurpreneur Canada et s’engager envers la mission de l’organisation.
• Être un modèle qui reflète la culture de l’organisation en créant un impact positif dans le cheminement avec les entrepreneurs et la population en général.

Comment postuler :
Les candidats-es qualifiés-ées sont invités à soumettre leur curriculum vitae, leur lettre de motivation et leurs attentes salariales avant le 12 mai 2021.

Futurpreneur Canada s’engage à offrir un milieu de travail inclusif et équitable et encourage tous les candidats qualifiés à postuler. Au sein de notre équipe, nous accueillons les candidats aux parcours uniques et aux points de vue différents. Pour les candidats participants au processus de sélection, des arrangements raisonnables sont disponibles sur demande.

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About Futurpreneur Canada

Futurpreneur Canada has been fuelling the entrepreneurial passions of enterprising young Canadians since 1996. We’re the only national, non-profit organization that provides financing, mentorship and resources to aspiring business owners aged 18-39. More than 13,000 young Canadian entrepreneurs, spanning every province and territory, have successfully launched their business with Futurpreneur’s support. Their main street businesses help drive Canada’s inclusive economic prosperity in communities from coast to coast to coast.

Futurpreneur is a founding member of the G20 Young Entrepreneurs’ Alliance, the Canadian member of Youth Business International , and the Canadian host of Global Entrepreneurship Week.

Our Purpose (why we exist): To drive inclusive Canadian prosperity by fueling the success of young enterprise.

Our Mission (what we do every day to achieve our purpose): To provide early-stage financing, mentorship and other resources to help aspiring entrepreneurs age 18-39 launch successful businesses that contribute to sustainable economic development in their communities and for Canada.

Our Values (how we work – our core principles & commitments): We are mission-driven, collegial & collaborative, diverse & inclusive, and accountable & transparent.

Here’s the opportunity:
As the bilingual Office Coordinator, Quebec, BC and Atlantic, you will be responsible for a wide variety of administrative duties in support of Futurpreneur Canada’s Quebec hub. This includes greeting all office visitors, answering and referring inbound telephone calls, and general office maintenance. This role is also responsible for administering a variety of tasks in support of Regional Operations and Marketing.

This is a part-time role, ideally working 5 days a week for 4.5h a day. The incumbent will be working remotely (due to COVID) in the first instance and will then be located at our regional office in Montreal, Quebec.

What you will do:
Regional Operations Support

Primary point of contact for perspective entrepreneurs, mentors and partners;

Inform our clients on our programs, scope eligibility and direct to proper internal or external resources, accordingly.

Direct inquiries to appropriate departments/contacts, as needed;

Provide trouble shooting assistance on client relationship management database, and direct clients accordingly;

Input and maintain community partners profile information in our client relationship management system;

Host introduction webinars, to support the business development teams

Prepare correspondence to entrepreneurs, mentors and partners as requested by Vice-President, QC, BC and Atlantic Canada

Assist Regional Team Leads for compiling reports from our client relationship management system;

Provide logistical support to events, both internal and external of the office;

Administrative Support and Office Management

First point of contact for all office visitors; Greet visitors in a welcoming and personable manner;

Manage office supplies. Place supply orders as required for all teams within the office;

Manage building inquiries and issues as they arise. Escalate issues to building management as required;

Complete expenses reports for the team and any finance related task, as and when required;

Manage incoming and outgoing mail on a daily basis including coordinating office couriers for all teams;

Coordinate office recognition events (anniversaries, departures, arrivals);

Coordinate internal learning and development sessions as required.

Coordinate all type of scheduling for teams, from return to the office scheduling, to parking, as needed

Marketing Support

Coordinate and keep track of regional marketing materials for Quebec, British Columbia and Atlantic Canada ;

Manage the marketing and communications soft and hard central filing system, for regional purposes;

Liaise and support the Community engagement coordinator, as and when required;

What you bring with you:
Relevant experience may include education with a focus on Business Administration or equivalent hands-on career experience;

Minimum experience of one (1)year preferred in a customer service, entry office administration, office management role;

Bilingualism in French & English (spoken & written);

Excellent customer service skills;

Great interpersonal skills and positive attitude;

Ability to multi-task and prioritize to meet deadlines;

Demonstrated ability to work independently with shifting priorities;

A team player with a “can-do, roll up your sleeves” attitude;

An interest and passion in youth entrepreneurship;

Excellent verbal and written communication skills;

Professional phone and email etiquette capabilities;

Thorough working knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint and Outlook);

Aptitude to exercise sound judgement in resolving issues;

Ability to perform in a fast-paced, dynamic environment;

Experience in the not-for-profit industry and/or entrepreneurship is considered an asset;

Alignment with Futurpreneur’s values and commitment to the mission/purpose of the organization;

Be a role model for Futurpreneur’s organizational culture by creating a positive impact at every touchpoint with people.

HOW TO APPLY:
Qualified candidates are invited to submit their resume, cover letter and salary expectations by May 12, 2021.

Futurpreneur Canada is committed to an inclusive, equitable workplace and encourages applications for all qualified candidates. We embrace the unique perspectives and experiences within our team. Reasonable accommodations are available on request for candidates taking part in the selection process.

#LI–MM1