Notre équipe des opérations continue à s’agrandir!
Nous recherchons un assistant ou une assistante aux finances qui appuiera le département de développement des capacités et de l’innovation. Recherchez-vous une opportunité de faire progresser votre carrière dans les finances? Ce rôle vous donnera l’opportunité de travailler avec une équipe formidable où vous serez responsable de la préparation des bons de commande et appuierez le traitement des comptes fournisseurs et débiteurs ainsi que la préparation des rapprochements budgétaires. Si cette nouvelle aventure vous intéresse, postulez dès maintenant!
Qu’allez-vous faire?
Préparer les bons de commande et les contrats pour examen et autorisation appropriée.
Organiser, maintenir et suivre électroniquement les contrats et les documents connexes.
Examiner la paie de tiers pour déterminer le droit au montant de la subvention.
Vérifier l’exactitude des factures, les pièces justificatives requises et les approbations.
Préparer les lots de transferts électroniques de fonds et les chèques avec les pièces justificatives requises.
Rapprocher les comptes bancaires et les bons de commande pour s’assurer que tous les dépôts et toutes les dépenses ont été décaissés.
Maintenir le rapprochement mensuel du budget du projet et s’assurer qu’il est conforme aux plans budgétaires approuvés.
Rapprocher les demandes de remboursement des dépenses et s’assurer que les dépenses sont imputées au bon compte/projet, qu’elles sont conformes aux politiques du SCT et du CTIC et que tous les reçus sont joints.
Établir de nouveaux comptes du grand livre général.
Émettre toutes les factures dues au CTIC et les comptabiliser dans le grand livre général.
Assurer le suivi des comptes débiteurs en souffrance par courriel, par téléphone ou en personne.
Participer au rapprochement bancaire et s’assurer que les recettes en espèces sont comptabilisées dans le grand livre général.
Rapprocher les comptes débiteurs.
Avez-vous les connaissances suivantes?
Une à deux années d’expérience dans le domaine de la finance.
Solide connaissance de Sage 300 (modules A/P, A/R, G/L).
Connaissance des principes et pratiques comptables, du secteur bancaire, de l’analyse et de la communication des données financières.
Connaissance de niveau intermédiaire de MS Office (Excel, Word).
Connaissance des procédures et systèmes administratifs et de bureau tels que le traitement de texte, la gestion des dossiers et des registres, la conception de formulaires, et autres procédures et terminologie de bureau.
Nous recherchons une personne avec les qualités suivantes :
Un esprit analytique.
Un souci du détail avec une optique multi-clients.
Expérience du travail avec du développement d’idées et de concepts d’initiatives.
Expertise en communication interactive.
Savoir-faire en planification et organisation.
Adaptable à l’utilisation de diverses technologies.
Êtes-vous?
Fiable – Avez-vous un degré élevé de fiabilité, d’organisation et de responsabilité afin de répondre aux exigences des livrables du projet ou du bailleur de fonds?
Adaptable/Flexible – Êtes-vous ouvert ou ouverte au changement, aux exigences changeantes, à la rétroaction et avez-vous la capacité de travailler avec des équipes éloignées partout au Canada?
Éthique – Pouvez-vous travailler avec des informations confidentielles, car cette fonction exige un haut niveau d’intégrité, un jugement sain/la confidentialité et le respect de l’éthique?
Passionné/Passionnée ou Créatif/Créative – Avez-vous une forte capacité de motivation personnelle, d’initiative et le désir de dépasser les attentes?
Collaboratif/Collaborative – Êtes-vous capable de travailler avec et à travers les autres afin d’obtenir des résultats? Cela nécessite la capacité de comprendre les besoins et le point de vue des autres, de partager des informations, de communiquer des mises à jour et de participer avec un solide esprit d’équipe.
Respectueux/Respectueuse (diversité et inclusion) – Pouvez-vous honorer un engagement envers la diversité et l’inclusion et comprendre les problèmes et les défis auxquels sont confrontés divers groupes?
Environnement de travail
Organisation entrepreneuriale engagée à assurer l’avantage concurrentiel du Canada dans l’économie numérique.
Environnement au rythme rapide, gestion de multiples priorités avec des échéances serrées.
Certains déplacements locaux seront nécessaires (~25 %).
Lieu de travail :
Montréal, Québec (à distance, pour le moment).
Durée :
Contrat de 12 mois avec avantages sociaux, vacances payées, temps personnel et cotisation REER.
À propos du CTIC :
Le Conseil des technologies de l’information et des communications (CTIC) est un centre national d’expertise à but non lucratif pour l’économie numérique. Nous sommes une source de confiance pour des conseils stratégiques fondés sur des données probantes, des recherches prospectives et des programmes créatifs de renforcement des capacités pour l’économie numérique.
Notre mission : renforcer l’avantage numérique du Canada dans une économie mondialisée.
Notre vision : favoriser des industries canadiennes concurrentielles à l’échelle mondiale et une société prospère par des solutions numériques novatrices.
Découvrez comment nous réunissons l’industrie, le secteur de l’éducation et les décideurs politiques pour faire progresser l’économie numérique au Canada : https://www.ictc-ctic.ca/
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Our Corporate Operations team is growing again! We are looking for a Bilingual Financial Assistant/ Coordinator to partner with our Capacity, Building and Innovation Department. Are you looking for an opportunity to grow your budding financial career? This role would have you working with an amazing team, where you will be responsible for preparing purchase orders, assisting in processing accounts payable & accounts receivable, and preparing budget reconciliations! If this sounds like your next adventure, then apply today!
What will you be doing?
Preparing purchase orders and contracts for review & proper authorization
Organizing, maintaining and electronically tracking contracts and related documents.
Reviewing 3rd party payroll to determine subsidy amount entitlement.
Verifying invoices for accuracy, required supporting documents and approvals
Preparing Electronic Fund Transfer batches & cheques with required support documentation
Reconciling bank accounts and purchase orders to ensure that all deposits and expenses were disbursed.
Maintaining monthly project budget reconciliation and ensuring on track with approved budget plans.
Reconciling expense claims and ensuring that expenses are charged to the proper account/project, that they follow TBS and ICTC policies, and that all receipts are attached.
Setting up new general ledger accounts.
Issuing all invoices due to ICTC and posting to general ledger.
Following up on outstanding receivables by e-mail, phone, and/or in person.
Assisting in bank reconciliation and ensures cash receipts are posted to general ledger.
Reconciling accounts receivable.
Do you have the following knowledge?
1-2 years experienced in the Finance field
Strong knowledge of Sage 300 (A/P, A/R, G/L modules)
Knowledge of accounting principles and practices, banking and the analysis and reporting of financial data.
Intermediate knowledge of MS Office (Excel, Word)
Knowledge of administrative and clerical procedures and systems such as word processing, managing files and records, designing forms, and other office procedures and terminology.
What we are looking for!
An analytical thinker
Someone who has attention to detail while engaging a multi-client focus
Experience working with and developing initiative ideas and concepts
Expertise at interactive communication
Planning and Organizing
Adaptable to using various technologies
Are you?
Dependable: Do you have a high degree of reliability, organization and accountability, in order to meet project/funder deliverable requirements?
Adaptable / Flexible: Are you open to change, shifting requirements, feedback and possessing the ability to work with remote teams across Canada?
Ethical: Can you work with confidential information, as this role requires a high level of integrity, sound judgement/confidentiality and ethical compliance.
Driven / Creative: Do you have a strong capacity for self-motivation, initiative, and a desire to exceed expectations?
Collaborative: Are you able to work with and through others in order to achieve results. Requires ability to understand others’ needs and perspective, share information, communicate updates and participate as a strong team player?
Respectful / Diversity and Inclusion: Can you honour a commitment to diversity and inclusion and understanding of the issues and challenges faced by diverse groups?
Work Environment:
Entrepreneurial organization committed to ensuring Canada’s competitive advantage in a digital economy.
Fast paced environment, managing multiple priorities with competing deadlines.
On occasion, some travel may be required (~25%).
Location:
Temporarily remote. Role based in Montreal, Quebec
Term:
12 months with benefits, paid vacation/ personal time and RRSP contribution.
About ICTC:
The Information and Communications Technology Council (ICTC) is a not-for-profit national centre of expertise for the digital economy. We are the trusted source for evidence-based policy advice, forward looking research, and creative capacity building programs for the digital economy.
OUR MISSION IS TO: Strengthen Canada’s digital advantage in a global economy
OUR VISION IS TO: Foster globally competitive Canadian industries and a prosperous society empowered by innovative digital solutions.
See how we are bringing together Industry, Education, & Policy makers to advance the digital economy in Canada:https://www.ictc-ctic.ca/
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To help us with our recruitment effort, please indicate your email/cover letter where (vacanciesincanada.ca) you saw this job posting.