Bookkeeping and Office Administrator

The Quebec Community Groups Network (QCGN) is seeking a dynamic, detail orientated individual for the position of Bookkeeping and Office Administrator to support office IT systems and procedures including bookkeeping (invoicing, tax receipting, expensing), human resources (recruitment coordination, off / on-boarding, staff events, payroll).

The QCGN is an incorporated not-for-profit organization, with 50-member organizations, that works cooperatively and in partnership with community stakeholders, leaders, governments and institutions to identify, explore, and address strategic issues affecting the development and vitality of Quebec’s English-speaking communities (ESCQ).

The Bookkeeping and Office Administrator reports directly to the Manager, Finance and Operations. The incumbent is responsible for the day-to-day management of the QCGN’s bookkeeping and office administration.

The ideal candidate will have:

· Established expertise in bookkeeping and records management, previous experience undergoing audits is an asset. Ensure that accounting practices and procedures are followed.

· Solid knowledge of and experience with various office management software: accounting, payroll, HR platforms as well as advanced Microsoft Excel skills (e.g. VLOOKUP and INDEX MATCH).

· Ability to communicate effectively, both orally and in writing; demonstrated interpersonal communications and presentation skills.

· Administer human resources initiatives, including assisting with the recruitment strategy for open roles, support in sourcing candidates, drafting human resource documents, managing on boarding and off boarding.

· Demonstrated experience in administrative support, including experience with various stakeholders, as well as providing logistical support to internal staff events.

· Prepare confidential information and coordinate office day to day schedule.

· Support out roll of new processes, and training managers or directors as required.

· Demonstrated knowledge in administering the IT infrastructure, supporting the implementation of procedures and new platforms.

· Superior organizational and attention to detail skills, ability to take initiative.

· Previous experience in administrative or office management role, an asset.

· Demonstrated ability to drive improvements.

· Discretion in handling confidential materials is a must.

Le Quebec Community Groups Network (QCGN) est à la recherche d’une personne dynamique et attentive aux détails pour combler le poste d’Agent(e) comptable et administratrice ou administrateur de bureau de l’organisation qui est en mesure d’épauler les procédures et les systèmes TI, comprenant des tâches de comptabilité (facturation, reçus d’impôt, dépenses) et des tâches se rapportant aux ressources humaines (coordination du recrutement, accueil et départ des employés, événements spéciaux, paie).

Le QCGN est une organisation sans but lucratif incorporée rassemblant 50 organismes membres qui travaille en coopération et en partenariat avec des intervenants communautaires, des leaders, les gouvernements et des institutions afin d’identifier, explorer et aborder des enjeux stratégiques qui affectent le développement et la vitalité des communautés d’expression anglaise du Québec.

La candidate ou le candidat relève directement de la Chef du service des Finances et des Opérations. La personne retenue sera responsable de la gestion de la comptabilité et de l’administration de bureau du QCGN au quotidien.

La candidate ou le candidat idéal doit :

· Posséder une expertise démontrée en comptabilité et en gestion de dossiers, ainsi que de l’expérience avec des audits (un atout).

· S’assurer que les meilleures pratiques et les procédures en comptabilité soient respectées.

· Posséder des connaissances solides de différents logiciels de gestion de bureau, notamment de comptabilité, de systèmes de paie et de plateformes de ressources humaines, ainsi qu’une maîtrise de Microsoft Excel (VLOOKUP et INDEX MATCH).

· Communiquer de façon efficace (parlé et écrit) et de démontrer des compétences de communication interpersonnelle et de présentation.

· Administrer des initiatives stratégiques de ressources humaines, comprenant de l’assistance avec les procédures de recrutement des postes ouverts et avec la recherche de candidates ou de candidats, la rédaction de documents en lien avec le service et la gestion d’accueil et de départs d’employés.

· Posséder de l’expérience démontrée en soutien administratif, comprenant de l’expérience avec différents intervenants.

· Fournir un soutien logistique lors d’événements internes pour employés.

· Capable de gérer de l’information confidentielle et de coordonner un horaire de bureau au quotidien.

· Être capable de gérer l’implémentation de nouveaux processus et de former des gestionnaires ou des directeurs, selon les besoins.

· Posséder des compétences démontrées dans l’administration d’une infrastructure TI, puis participer à l’implémentation de procédures et de nouvelles plateformes.

· Posséder d’excellentes compétences organisationnelles et d’attention aux détails, en plus de d’être capable de prendre des initiatives.

· Posséder de l’expérience dans un rôle administratif ou de gestion de bureau est un atout.

· Posséder l’habileté et la motivation à apporter des améliorations.

· Pratiquer de la discrétion en matière de documents confidentiels est nécessaire et obligatoire.

Le salaire sera évalué selon l’expérience des candidates et des candidats. Veuillez soumettre un curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation. Notez que les candidatures sans lettre de présentation ne seront pas considérées. Merci de nous faire parvenir le tout d’ici le 16 avril 2021 à 17 h au HR at QCGN.ca.

The salary will be commensurate with the individual’s experience. Applicants must submit a curriculum vitae, accompanied by a cover letter. Applications without a cover letter will not be considered. Please send both via email to: HR at QCGN.ca by 5:00 pm on April 16, 2021.

Part-time hours: 30 per week

Job Types: Part-time, Permanent

Salary: $40,000.00-$50,000.00 per year

Benefits:

• Casual dress
• Dental care
• Disability insurance
• Extended health care
• Life insurance
• Paid time off

Work remotely:

• No

COVID-19 precaution(s):

• Remote interview process
• Social distancing guidelines in place
• Virtual meetings
• Sanitizing, disinfecting, or cleaning procedures in place