Executive Assistant

The position of Executive Assistant reports to the Executive Director of the Canadian Children’s Optimist Foundation (CCOF). It is a permanent part-time position (with a variable schedule).

Key functions:

1. Activities pertaining to donations including namely:

• data entry and updates;

• updates to various databases;

• production of monthly, annual and specific reports;

• data verification and matching in various funds;

• production of tax receipts;

• collaborating on a regular basis with the CCOF accountant;

2. Activities pertaining to the Recognition Program including namely:

• updates, follow-ups and production of reports pertaining to the Recognition program;

• forwarding of donor and honorary (in memoriam and in honour) recognitions;

• managing the inventory of recognition items;

3. Support tasks related to operations including namely:

• various follow-ups according to the needs of the CCOF or as may be required by the Executive Director;

• participation in data production;

• preparation of documents and reports that might be required for any financial or tax audit;

• filing, follow-ups, assisting with accounts payable, and support and coordination tasks relating to the exchange of information with various stakeholders;

• responding to correspondence, telephone calls and general queries

Qualifications:

• Language skills: Fluently bilingual (ability to read, write and speak English and French)

• Education: College/DCS diploma (DEC) in technical or administration sciences or accounting studies or college/DCS diploma (DEC) or university degree in another relevant field

• Experience:

• General administrative experience;

• Experience using a variety of software including: E_xcel and Access_ in particular and other common office software (Outlook, Word, PowerPoint)

• Knowledge:

• Knowledge of the Microsoft Office 365/SharePoint/Teams environment an asset;

• Knowledge of donations management software eTapestry (from Blackbaud) an asset;

• Knowledge of charitable organizations and/or of the not-for-profit sector an asset;

• Abilities:

• Ability to do data entry with a low error rate;

• Ability to pay attention to detail especially with numbers;

• Ability to extract data and prepare reports;

• Ability to organize work effectively and adapt to changing priorities;

• Ability to work autonomously and as part of a team;

• Willingness to follow training and ease with learning new things;

• Personal suitability :

· Effective Interpersonal skills;

· Judgement;

· Initiative;

· Dependability

A period of knowledge transfer is contemplated during the candidate’s onboarding.

References: required of recent employment

Workplace: at the head office of the Foundation in Montreal and occasional remote work (namely during the Covid-19 pandemic).

Salary : $24,000 a year (3-day a week/variable schedule)

Start date: As soon as possible.

The CCOF is an equal opportunity employer that celebrates diversity and is committed to creating an inclusive and accessible environment for all employees. Please let us know if you require accommodations during the interview process.

Applicants must submit a resume together with a cover letter and at least three references from past employment. Applications must be submitted no later than March 21, 2021 at 9:00 P.M. (EST) via email at the address provided in the job posting.Only selected candidates will be contacted and will be required to provide a satisfactory criminal background verification.

About the CCOF

The Canadian Children’s Optimists Foundation (CCOF) is a Canadian charity that is recognized by the Canada Revenue Agency and serves the interests of Canadian Optimist members. The CCOF oversees monies and donations to ensure they remain in Canada for the purposes of funding various charitable activities and projects such as Optimist International (OI) Scholarships, Junior Optimist International (JOI) youth club, OI Programs and activities and the Optimist training offered to volunteers across Canada.

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Le poste d’adjoint(e) à la direction générale relève de la Directrice générale de la Fondation Optimiste des enfants canadiens (FOEC). Il s’agit d’un poste permanent à temps partiel (à horaire variable).

Principales fonctions:

1. Activités reliées aux dons dont :

• l’entrée de données et les mises à jour;

• la mise à jour de diverses bases de données;

• la production de rapports mensuels, annuels et ponctuels;

• la vérification des données et l’appariement aux divers fonds;

• la production des reçus d’impôt;

• la collaboration régulière avec le comptable de la FOEC;

2. Activités reliées au Programme de reconnaissances dont:

• la mise à jour, les suivis et la production de rapports relatifs au Programme de reconnaissances;

• l’expédition des reconnaissances aux donateurs et honorifiques (à la mémoire et en l’honneur);

• la gestion de l’inventaire des articles de reconnaissance;

3. Tâches de soutien aux opérations dont :

• les suivis variés selon les besoins de la FOEC ou sur demande de la Directrice générale;

• la participation à la production de données;

• la préparation de documents et rapports aux fins de la vérification financière ou de toute vérification fiscale;

• du classement, des suivis, du soutien et de la coordination relativement aux comptes créditeurs et à l’échange d’information avec diverses parties prenantes;

• répondre aux demandes de renseignements et appels téléphoniques et préparation de correspondance.

Compétences recherchées:

• Compétences linguistiques : Parfaitement bilingue (capacité à lire, à écrire et à parler l’anglais et le français)

· Éducation : DEC/diplôme collégial en techniques ou sciences administratives ou comptables ou DEC/diplôme collégial ou diplôme universitaire dans une autre discipline pertinente

· Expérience :

· Expérience administrative générale;

· Expérience à utiliser une variété de logiciels et de bases de données en particulier Excel et Access et bonne maîtrise des logiciels de bureautique courants (Outlook, Word, PowerPoint);

• Connaissances :

· Connaissance de l’environnement Microsoft Office 365/SharePoint/Teams un atout;

· Connaissance du logiciel de gestion des dons eTapestry (de Blackbaud) un atout;

· Connaissance du secteur des organismes de bienfaisance et à but non lucratif un atout;

* Capacités :

· Capacité à effectuer des entrées de données avec minutie;

· Capacité à prêter attention aux détails, en particulier aux chiffres;

· Capacité à extraire des données et à produire des rapports;

· Capacité à organiser efficacement le travail et à s’adapter aux changements de priorité;

· Capacité à travailler de manière autonome et en équipe;

· Volonté de suivre une formation et facilité à apprendre de nouvelles choses.

· Qualités personnelles :

· Bons rapports interpersonnels;

· Jugement;

· Initiative;

· Fiabilité.

Il est prévu que le (la) candidat(e) recevra un transfert de connaissances lors de la période d’intégration.

Lieu de travail : au siège social de la Fondation à Montréal et travail à distance à l’occasion (notamment durant la pandémie de Covid-19)

Salaire : 24 000$ par année (3 jours par semaine)

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

La FOEC est un employeur qui valorise l’équité en matière d’emploi et qui célèbre la diversité et qui s’engage à crée un environnement inclusif et accessible pour tous ses employés. Veuillez nous aviser si vous nécessitez des mesures d’adaptation pendant le processus d’entrevue.

Les candidats doivent soumettre leur CV ainsi qu’une lettre de motivation accompagnée de trois références de leurs emplois antérieurs. Les candidatures doivent être soumises au plus tard le 21 mars 2021 à 21h (HNE) par courriel à l’adresse prévue dans cet affichage. La FOEC communiquera uniquement avec les candidats retenus. Tout candidat devra fournir les résultats satisfaisants d’une vérification de ses antécédents criminels.

À propos de la FOEC

La Fondation optimiste des enfants canadiens (FOEC) est un organisme de bienfaisance canadien inscrit auprès de l’Agence du revenu du Canada et qui dessert les intérêts des membres Optimistes canadiens. La FOEC gère des contributions et donations afin d’assurer qu’elles demeurent au Canada en vue de servir à des fins charitables et à divers projets et activités d’Optimist International (OI) tels les Bourses d’études d’OI, le programme jeunesse Junior Optimist International (JOI), divers programmes et activités d’OI et la formation offerte aux bénévoles à travers le Canada.

Part-time hours: 24 per week

Application deadline: 2021-03-21

Expected start date: 2021-04-05

Job Types: Part-time, Permanent

Salary: $24,000.00 per year

Schedule:

• Monday to Friday

COVID-19 considerations:
Masks and social distancing measures are in place.

Work remotely:

• Temporarily due to COVID-19

COVID-19 precaution(s):

• Remote interview process
• Personal protective equipment provided or required
• Social distancing guidelines in place
• Virtual meetings
• Sanitizing, disinfecting, or cleaning procedures in place